Wiadomości przesyłane pocztą elektroniczną stanowią lwią część naszych interakcji z klientami, dlatego warto znać podstawowe zasady, które należy stosować w tego rodzaju korespondencji. Oprócz szybkości odpowiedzi na maila, ważna jest oczywiście również jego treść.
Weźmy zatem pod lupę nagminnie stosowane słowo Witam. Spopularyzowało się ono wraz rozwojem kontaktów w Internecie. Nie zawsze wiedziano kim jest rozmówca, więc zaczęto poszukiwać formy bezosobowej, bezpiecznej. Niestety, nie wszystko co jest popularne, jest dobre i stosowane właściwie. Zwłaszcza w kontaktach z klientem, często może być odbierane jako nieeleganckie lub wręcz jako lekceważące.
Co mówi słownik?
Zgodnie z definicją SJP witać może gospodarz/gospodyni w swoim domu przybyłych gości.
Z reguły wita też osoba wyższa stopniem, o wyższym statusie, a stawianie siebie nad klientem może przez niego zostać źle odebrane. Nikt nie lubi być traktowany z góry. Poza tym jest ściśle związane z kontaktem bezpośrednim.
W formie pisanej, sprawdzi się może na wycieraczce przed wejściem do domu, a nie jako zwrot rozpoczynający korespondencję mailową z naszymi klientami.
Co w takim razie zamiast?
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest użycie sformułowania Szanowna Pani/Panie lub Szanowni Państwo – jeśli nie znamy płci odbiorcy.
Jeżeli stopień zażyłości na to pozwala, znamy odbiorcę, możemy użyć sformułowania Szanowna Pani Marto. Zdecydowanie należy odpuścić sobie jednak formę Szanowna Pani Agatko.
Należy pamiętać też o tym, że są grupy zawodowe (np. farmaceuci, lekarze, prawnicy, pracownicy uczelni), do których wręcz wymagane jest zwracanie się z użyciem odpowiedniego tytułu, np. Szanowny Panie Mecenasie, Szanowna Pani Profesor. Również jeśli kierujemy swoją wiadomość do prezesa firmy zaczynamy od słów Szanowny Panie Prezesie.
Nie należy również stosować zwrotu Dzień dobry / dobry wieczór. Nigdy przecież nie wiemy kiedy klient tą wiadomość odczyta.
Czy tylko w mailu?
W tym wpisie skupiłem się na korespondencji mailowej, jednak zasada jest taka sama w niemalże w każdej interakcji z klientem. Bez znaczenia czy wykorzystywane jest słowo mówione czy pisane. Warto o tym pamiętać, żeby nieświadomie nie obniżyć swoich notowań u potencjalnego klienta.
Może jednak poprawne?
Słowo Witam jest obecnie tak bardzo popularne, zwłaszcza w Internecie, w mailach, na różnego rodzaju forach, itp., że dla części młodych osób wydaje się zupełnie normalne. Język ciągle się zmienia i być może w przyszłości będzie ten zwrot uznawany za poprawny. Nie zmienia to jednak faktu, że obecnie jest niewłaściwe i wciąż przez wiele osób odbierane jako mało eleganckie, nie wyrażające należytego szacunki. Jeśli więc nie wiemy kim jest nasz odbiorca i jaki ma stosunek do powitania słowem Witam, radzę zastosować bezpieczniejsze formy powitań. Lepiej przesadzić z uprzejmością, niż traktować klienta z góry.
Mam nadzieję, że wpis Ci się podobał. Jeśli chcesz mieć pewność, że nie ominą Cię kolejne, zostaw poniżej swoje imię oraz adres e-mail.
Jeśli znasz kogoś komu może się przydać ten artykuł, kto powinien dowiedzieć się więcej o tym jak powinna wyglądać korespondencja mailowa – udostępnij mu ten wpis. Możesz to zrobić w prosty sposób, klikając w ikonki social media po lewej stronie.
Jeśli masz jakieś uwagi lub pytania do powyższego tekstu, zostaw komentarz lub napisz do mnie: filip@klientnaszfan.pl
Inne wpisy na temat korespondencji mailowej znajdziesz TUTAJ