Jeśli czytasz ten wpis, zapewne masz już co najmniej jedno spotkanie on-line za sobą. Możliwe jednak, że do tej pory brałeś w nim udział w roli uczestnika. Co zrobisz w sytuacji kiedy przyjdzie ci wcielić się w rolę organizatora? Jak prowadzić spotkanie on-line, aby utrzymać zaangażowanie uczestników i było ono dla nich wartościowe?
Na pewno jest ta rola bardziej wymagająca, ale spokojnie. W swojej pracy codziennie występuję w obu rolach, więc podzielę się swoimi obserwacjami. W tym wpisie zebrałem najważniejsze zasady, o których warto pamiętać, żeby wypaść profesjonalnie w swojej roli i przeprowadzić mistrzowskie spotkanie.
Ten wpis jest rozszerzeniem wpisu opublikowanego nieco wcześniej, w którym opisałem ogólne zasady spotkań on-line, również w roli uczestnika. Znajdziesz go tutaj. Jako organizator musisz również o nich pamiętać, więc zapoznaj się z nimi koniecznie, zanim zaczniesz czytać dalej ten wpis.
- Ustal termin i czas trwania. Dzień i godzina rozpoczęcia są oczywiście kluczowe, ale równie istotne dla uczestników jest czas trwania takiego spotkania. Trudno zaproszonej osobie podjąć decyzję o tym, czy może wziąć udział w spotkaniu bez wiedzy czy będzie ono trwało 30, 90 czy jeszcze więcej minut.
- Przygotuj agendę. Bez niej trudno Ci będzie zapanować nad przebiegiem spotkania i kontrolować czy wszystko, co było istotne, zostało omówione. Plan spotkania jest również ważny dla uczestników. Dzięki niemu wiedzą, jakie konkretnie zagadnienia będą poruszane na spotkaniu i mogą się odpowiednio do niego przygotować.
- Korzystaj ze sprawdzonych narzędzi. Chodzi tutaj zarówno o aplikację, z której będziesz korzystał jak i sprzętu, takiego jak np. słuchawki z mikrofonem. Nic tak nie wybija z rytmu jak walka z aplikacją, której nie znamy lub działa niestabilnie. Wybieraj zatem takie narzędzie, z którego już korzystałeś lub dokładnie przetestowałeś. Wspólne rozwiązywanie problemów technicznych nie jest tym na co powinni przeznaczyć czas uczestnicy. Pamiętaj też, żeby wybrać aplikację, która będzie możliwie najprostsza w użyciu dla jej użytkowników.
- Utwórz kanał techniczny. Przy dużych spotkaniach warto zapewnić sobie oddzielny kanał komunikacji z osobą, która pomoże nam w rozwiązaniu problemów technicznych lub na bieżąco da znać, że coś nie działa tak jak powinno.
- Wyślij zaproszenie. Z odpowiednim wyprzedzeniem wyślij do uczestników wiadomość zawierającą wszystkie potrzebne informacje, takie jak:
- Data i godzina spotkania (zwróć uwagę na strefy czasowe, jeśli prowadzisz spotkania z różnych państw)
- Czas trwania
- Agenda spotkania
- Link do spotkania + hasło jeśli jest wymagane
- Wskazówki techniczne (niektóre narzędzia wymagają zainstalowania aplikacji na komputerach uczestników)
- Materiały do zapoznania się przed spotkaniem
- Jeśli uczestnicy powinni przygotować na spotkanie jakieś materiały lub przemyśleć jakieś zagadnienie, to jest to dobre miejsce na wspomnienie o tym.
- Zaproś tylko potrzebne osoby. Jeśli kogoś tematyka spotkania nie będzie dotyczyć, to nie oczekuj, że będzie on w nie zaangażowany. Jeśli zaprosisz kogoś kto nie jest potrzebny, zmarnujesz jego czas, a i tak trudno Ci będzie zadbać o jego koncentrację i prawdopodobnie nie wniesie nic nowego i wartościowego do omawianego tematu.
- Dołącz wcześniej. Warto, abyś jako gospodarz spotkania był na nim wcześniej i mógł powitać uczestników. Wcześniejsze dołączenie jest jednak ważne z jeszcze z jednego powodu. W razie jakiś problemów technicznych, Twoich lub uczestników, jest jeszcze chwila na ich rozwiązanie i rozpoczęcie spotkania o czasie nie jest zagrożone.
- Potwierdź czy widać i słychać. Zanim zaczniesz realizować właściwą część spotkania, zapytaj uczestników czy widzą Ciebie lub ekran, który udostępniasz oraz czy dobrze Cię słyszą. Nie wiadomo kiedy ktoś zwróci Ci na to uwagę, tym bardziej, że uczestnicy nie wiedzą czy właśnie chciałeś udostępnić np. jakąś prezentację.
- Poproś o zgodę na nagranie. Jeśli chcesz nagrywać spotkanie, pamiętaj aby zapytać o zgodę uczestników. Nagrywanie bez niej jest niezgodne z prawem.
- Rozpocznij o czasie. Nie czekaj zbyt długo na spóźnialskich. Szanuj czas, tych którzy dołączyli punktualnie.
- Określ zasady spotkania. Ważne, aby na początku były zakomunikowane takie kwestie jak np. kolejność i zasady zabierania głosu, konieczność wyciszania mikrofonu. Warto też poprosić o włączenie kamerek. W większości wypadków pewnie trudno będzie to wymusić, ale warto o to poprosić lub zasugerować. Nie ma co ukrywać, że przy włączonej kamerze uczestnicy bardziej się kontrolują i łatwiej o ich uwagę i koncentrację.
- Określ zasady zadawania pytań. Ten punkt odnosi się do poprzedniego, ale stwierdziłem, że wart jest wyróżnienia. Określ kiedy będzie miejsce na zadawanie pytań, ponieważ ma to duży wpływ na przebieg spotkania. Wybierz takie rozwiązanie, które uznasz za najbardziej optymalne. Do najpopularniejszych należą:
- Uczestnicy zadają pytania na bieżąco, za każdym razem kiedy coś wyda się im niezrozumiałe. Wadą tego rozwiązania jest to, że wybija Cię z rytmu i zwiększa ryzyko nie zmieszczenia się w agendzie spotkania. Niewątpliwą zaletą jest pewność, że wszyscy na bieżąco wszystko rozumieją. Jeżeli wybierzesz ten wariant, odpowiadaj tylko na pytania związane z omawianym tematem. Jeśli coś będzie poza tematem, zakomunikuj, że wrócicie do niego na koniec spotkania. Tutaj warto również ustalić w jaki sposób uczestnicy mogą zgłaszać chęć zadania pytania, żeby nie wchodzili w słowo innym osobom.
- Sesja pytań na zakończenie spotkania. Przy tym rozwiązaniu warto zaproponować, aby uczestnicy zadawali pytania na czacie już w czasie trwania spotkania, ponieważ kiedy nadejdzie czas tej sesji, części z nich mogą już nie pamiętać. Takie rozwiązanie na pewno daje największą kontrolę nad agendą spotkania, ale może się zdarzyć tak, że coś co było omawiane na samym początku nie zostało właściwie zrozumiane i wyjaśnione, przez co dalsza część spotkania też miała mniejszą wartość.
- Sesja pytań po skończonym temacie. Podziel całe spotkanie na mniejsze części. Po każdej z nich zapytaj uczestników czy mają jakieś pytania lub coś wymaga dokładniejszego omówienia. To pośrednie rozwiązanie pomiędzy dwoma przedstawionymi powyżej. Okazja do wyjaśnienia wątpliwych kwestii pojawia się bardziej na bieżąco, ale też trzeba przy nim pilnować czy zmieścisz się w czasie założonym na spotkanie.
- Przekaż instrukcje obsługi aplikacji. Pamiętaj, że dla wielu osób może to być pierwszy kontakt ze spotkaniem on-line lub z aplikacją, której używacie. Przekaż krótką instrukcję, gdzie mogą zadać pytania, zgłosić chęć wypowiedzi, wyłączyć mikrofon czy włączyć kamerę.
- Przedstaw siebie i uczestników. Jeśli w spotkaniu biorą osoby z innych zespołów lub jest to spotkanie z klientami, organizator powinien zadbać o to, żeby wszyscy wiedzieli kto bierze udział. Powiedz kilka słów o sobie i uczestnikach, odnosząc się do informacji ważnych w kontekście tematu spotkania Dzięki temu uczestnicy będą też wiedzieć z kim rozmawiają i do kogo mogą kierować pytania w danym obszarze. Jeśli ktoś dołączy w trakcie spotkania, również go przedstaw. Bardzo niekomfortowe jest jeśli widać, że bierze udział w spotkaniu jakaś osoba, której nie znamy, nie została przedstawiona, a na dodatek ma wyłączoną kamerkę. Jakiś szpieg? 🙂
- Przedstaw agendę. Wysłałeś już ją w mailu, ale początek spotkania to właściwe miejsce na jej przypomnienie.
- Powiedz o przerwach. Przy dłuższych spotkaniach trzeba przewidzieć też czas na przerwy, podczas których uczestnicy będą mogli coś przegryźć, sprawdzić maila lub zadzwonić do klienta. Ważne jednak aby zakomunikować na samym początku, że takie będą i jak często. Jest to marginalizowany aspekt, a okazuje się, że ma duże znaczenie. Jeśli uczestnik, wie że za 45 czy 60 minut będzie miał chwilę, na załatwienie pilnych kwestii, nie będzie kombinował jak to zrobić w czasie spotkania.
- Zapewnij materiały. Jeśli prowadzisz prezentację lub spotkanie i zależy Ci na koncentracji użytkowników, poinformuj ich, że dostarczysz im materiały po spotkaniu, więc nie muszą skupiać się na notowaniu wszystkiego. Lepiej niech skoncentrują się na tym, co masz do przekazania.
- Angażuj uczestników – jeśli bierzesz udział w spotkaniu, w którym nie masz żadnej roli, nie wypowiadasz się, itp. to siłą rzeczy koncentracja spada i pojawia się pokusa przełączenia się na inną aplikację, sprawdzenia czegoś w necie, itp. Pamiętaj o tym i jako organizator angażuj wszystkich, żeby utrzymać ich koncentrację. Możesz zaproponować, żeby każdy wypowiedział się na określony temat. Warto też od czasu do czasu zadawać pytania – pytać uczestników o ich opinie, doświadczenia. Jeśli spotkanie ma charakter szkoleniowy, warto zastanowić się nad jakąś formą warsztatu, pracy wspólnej.
- Zadbaj o brzmienie głosu. Przekaz niewerbalny oraz sposób wypowiedzi są często ważniejsze niż sama treść wypowiedzi. Jeśli chodzi o przekaz niewerbalny, to przy spotkaniach on-line zadanie mamy trochę utrudnione. Ktoś może mieć przecież słabą rozdzielczość kamery lub mieć ją wyłączoną. Zatem zastanawiając się jak prowadzić spotkanie on-line, skup się na swoim głosie. Zadbaj zatem o to, żeby podkreślał on emocje, nie był monotonny. Akcentuj najważniejsze kwestie.
- Pokaż, że słuchasz. Nie nurkuj do swoich notatek czy drugiego monitora, zaraz po przekazaniu głosu drugiej osobie. Zadbaj o to, aby miała świadomość, że Twoja uwaga skupiona jest na niej i że jej słuchasz. Będzie czuła się bardziej komfortowo i chętniej będzie zabierać głos.
- Utrzymuj kontakt w czasie nieplanowanych przerw. Wszystkiego nie przewidzisz i czasami zdarzy się jakaś nieplanowana przeszkoda techniczna, wymagająca krótkiej przerwy. Zachowaj w tym czasie kontakt z uczestnikami. Mniej oni odczują tę przerwę.
- Bądź wyrozumiały. Pamiętaj, że nie dla każdego udział w spotkaniu on-line to codzienność i może mieć pewne trudności np. z obsługą aplikacji. Twoją rolą jest pomoc i zadbanie o jego komfort.
- Podsumuj spotkanie. Podsumuj co zostało omówione. Dzięki temu upewnisz się, że wszyscy zrozumieli omawiany temat, potwierdzisz ustalenia i zaplanujesz kolejne kroki. Takie podsumowanie daje też uczestnikom przeświadczenie, że czas spędzony na spotkaniu nie był czasem straconym, tylko faktycznie coś zostało postanowione, omówione i przyniosło ono określone efekty.
- Kończ o czasie. Pamiętaj o tym, że uczestnicy mają za chwile kolejne obowiązki, więc albo nie będą i tak mogli zostać dłużej lub zostaną, ale zaczną się zajmować już innymi sprawami równolegle i ich koncentracja spadnie. Jeśli się zorientujesz, że nie uda się skończyć o czasie, potwierdź z uczestnikami czy mogą zostać dłużej.
- Wyślij podsumowanie. Wyślij maila podziękowaniem za udział, który będzie zawierał podsumowanie spotkania z ustaleniami, wnioskami i kolejnymi krokami. Możesz do tej wiadomości również dołączyć materiały ze spotkania, do których będą mogli wrócić uczestnicy.
Po wypisaniu tych wszystkich zasad sam się zdziwiłem, że jest ich aż tyle. Tym bardziej, że ich uzupełnieniem jest lista 15 zasad mistrzowskiej rozmowy on-line. Łącznie daje to 40 rzeczy, o których warto pamiętać. Na pewno jednak stosując się do nich będziesz miał większą kontrolę nad spotkaniem. Wypadniesz też bardziej profesjonalnie, a uczestnicy wyniosą z niego dużo większą wartość. Jak widzisz korzyści są dla każdej ze stron, więc gra jest warta świeczki.
Mam nadzieję, że wpis Ci się podobał i wiesz już jak prowadzić spotkanie on-line. Jeśli chcesz mieć pewność, że nie ominą Cię kolejne, zostaw poniżej swoje imię oraz adres e-mail.
Jeśli masz jakieś uwagi lub pytania do powyższego tekstu, zostaw komentarz lub napisz do mnie: filip@klientnaszfan.pl